Données personnelles

1. Politique de Confidentialité

Ultimate Models
SAS au capital de 1150 €
SIREN 899 850 226 – RCS de Lille Métropole
Siège social : 17 rue Nationale, 59 147 GONDECOURT, FRANCE
Numéro de téléphone : +33 9 72 63 15 77
Adresse eMail : dpo@ultimate-models.com

La Politique de Confidentialité d’Ultimate Models a pour objectif :

  • De préciser la nature des informations à caractère personnel recuillies et stockées par nos services, d’une part ;
  • De vous informer de vos droits en la matière et des moyens vous permettant de les exercer, d’autre part.

La présente Politique de Confidentialité est rédigée dans le respect des dispositions du Règlement Général sur le Protection des Données (« RGPD »), de la loi Informatique et Libertés de 1978 modifiée. Elle est susceptible d’évoluer en fonction de la réglementation, de la jurisprudence et de la doctrine des autorités de contrôle.

2. Responsable du traitement

Ultimate Models est responsable des traitements. Nous recueillons des informations personnelles notamment lors de la création de votre Compte Client, lors de vos achats et, d’une façon générale, lors de toute interaction avec vous, ceci dans le but exclusif de servir la finalité de notre activité et de vous apporter un service de qualité.

3. Données collectées et traitements

Nous collectons les données nécessaires pour répondre à une finalité spécifique.

Les données que nous collectons peuvent avoir comme base légale :

  • Votre consentement, qui peut être retiré à tout moment ;
  • L’exécution de notre relation contractuelle ou de mesures pré-contractuelles ;
  • Le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
  • L’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, dans le respect de vos intérêts et droits.

Le tableau suivant présente les informations collectées ainsi que les traitements associés, conformément aux dispositions du Réglement Général sur la Protection des Données (RGPD) et notamment l’article 6.1 dans son ensemble qui explicite les bases légales justifiant le recours à la collecte de données :

Objets Données collectées Finalités
Bases légales
Destinataires
Actions de prospection commerciale et de marketing
  • Identité
  • Coordonnées
  • Échanges liés à la mise en œuvre des projets
  • Statistiques
  • Statistiques
  • Amélioration des services
  • Développement de la stratégie commerciale
  • Enquêtes de satisfaction
  • Consentement
  • Intérêt légitime : information et promotion sur les produits et services

Internes :

  • Services de communication et du marketing

Externes :

  • Prestataires informatiques et marketing
Enregistrement des appels téléphoniques
  • Conversations téléphoniques
  • Enquêtes de satisfaction
  • Formation du personnel
  • Intérêt légitime : réalisation d’enquêtes de satisfaction et d’études client, ainsi que formation du personnel

Internes :

  • Services en charge de la relation client
Formulaires de contact
  • Identité
  • Date et objet de la demande
  • Suites apportées
  • Statistiques d’activité
  • Réception des demandes
  • Gestion des suites données
  • Réalisation de statistiques
  • Exécution d’une mesure pré-contractuelle ou contractuelle
  • Intérêt légitime : réponse aux attentes des utilisateurs

Internes

  • Services chargés de la relation client

Externes

  • Prestataires informatique
Gestion des clients
  • Identité
  • Gestion de la relation contractuelle
  • Réclamations, SAV et garanties
  • Statistiques
  • Enquêtes de satisfaction
  • Consentement
  • Intérêt légitime : exécution d’un contrat
  • Respect d’une obligation légale

Internes :

  • Services en charge du traitement des demandes client

Externes :

  • Prestataires et sous-traitants impliqués dans la gestion de la relation client
Gestion des achats
  • Identité
  • Données de paiement
  • Données relatives aux transactions
  • Coordonnées
  • Gestion de la relation contractuelle
  • Gestion des réclamations, du SAV et des garanties
  • Gestion de la comptabilité
  • Amélioration des services
  • Intérêt légitime : exécution d’un contrat
  • Respect d’une obligation légale

Internes

  • Services en charge de la gestion commerciale

Externes

  • Prestataires et sous-traitants de transport
  • Prestataires et sous-traitants impliqués dans la délivrance des produits et/ou services aux clients
Gestion des avis
  • Identité
  • Données relatives aux transactions
  • Respect des critères de transparence
  • Fiabilisation du traitement des avis
  • Réalisation de statistiques
  • Amélioration des services
  • Consentement
  • Intérêt légitime : Fonctionnement du site

Internes :

  • Services chargés de la communication, du marketing

Externes :

  • Prestataire informatique
  • Publication des avis sur le site après modération
Gestion des droits des personnes
  • Identité
  • Gestion des droits des individus
  • Respect d’une obligation légale

Internes :

  • DPO
  • Services habilités à assurer la gestion des droits des individus
  • Services juridiques

Externes :

  • Professions réglementées et soumises au secret professionnel tels qu’avocats, notaires, huissiers
Gestion des impayés et des contentieux
  • Identité
  • Données de paiement
  • Données relatives aux transactions
  • Gestion de la relation contractuelle
  • Gestion de la comptabilité
  • Gestion des droits du responsable de traitement
  • Intérêt légitime : exécution d’un contrat
  • Intérêt légitime : survie du site
  • Respect d’une obligation légale

Internes

  • Services en charge de la comptabilité

Externes :

  • Prestataires de recouvrement
  • Huissiers de justice
  • Prestataires habilités pouvant comprendre des professions réglementées (avocats, commissaires aux comptes)
Gestion de la fraude
  • Identité
  • Données de paiement
  • Données relatives aux transactions
  • Données de navigation et de connexion
  • Prévention et lutte contre les activités illégales ou non autorisées par les conditions d’utilisation
  • Recensement des impayés avérés
  • Identification des personnes en situation d’impayés aux fins d’exclusion pour les transactions à venir
  • Respect d’une obligation légale
  • Intérêt légitime : survie du site

Internes

  • Service de comptabilité

Externes :

  • Autorités financières
  • Autorités judicaires
  • Agences d’État
  • Organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis et justifié par la réglementation
Gestion des opérations promotionnelles
  • Identité
  • Sélection de fournisseurs
  • Développement de la stratégie commerciale
  • Réalisation de statistiques
  • Consentement

Internes

  •  Services chargés de la gestion commerciale

Externes :

  • Partenaires et prestataires marketing et commerciaux couverts par le consentement octroyé
Gestion des réseaux sociaux
  • Identité
  • Interactions entre le site et les utilisateurs
  • Administration technique des réseaux
  • Réalisation de statistiques
  • Consentement
  • Intérêt légitime : fonctionnement du site

Internes :

  • Service chargé de la communication

Externes :

  • Visiteurs des plateformes de réseaux sociaux
Navigation (cookies)
  • Données de navigation
  • Durée de votre visite
  • Informations techniques (adresse IP, navigateur utilisé, etc.)
  • Assurer le maintien du site et ses fonctionnalités
  • Améliorer l’interactivité du site
  • Diffuser des contenus appropriés selon l’appareil utilisé
  • Consentement
  • Intérêt légitime : fonctionnement du site

Internes

  • Services chargés de la communication

Externes :

  • Prestataire informatique
Newsletter
  • Identité
  • Date d’abonnement
  • Statistiques
  • Gestion des abonnements
  • Gestion des envois électroniques
  • Réalisation de statistiques
  • Consentement

Internes :

  • Services chargés de la communication

Externes :

  • Prestataire informatique
  • Prestataire de communication
Recrutement
  • Identité
  • Données de vie professionnelle figurant notamment dans le CV et les lettres de motivation
  • Opérations de recrutement
  • Traitement des candidatures
  • Traitement des embauches et contrats de travail
  • Consentement
  • Exécution d’une mesure pré-contractuelle

Internes :

  • Services des Ressources Humaines

Externes :

  • Cabinets de recrutement et agences d’intérim

5. Autres destinataires des données

Outre les destinataires indiqués ci-avant, et afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement aux :

  • Prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
  • Autorités financières, judiciaires ou agences d’État, organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
  • Agences d’évaluation de crédit et de recouvrement dans le cadre de l’évaluation de la solvabilité ou du recouvrement de créances en cas de factures impayées ;
  • Certaines professions réglementées telles qu’avocats, notaires, commissaires aux comptes.

6. Durées de conservation

Ultimate Models conserve les données à caractère personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD.

Les données peuvent être conservées ultérieurement dans les cas suivants lorsque la conservation est nécessaire :

  • À l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information,
  • Au respect d’une obligation légale,
  • À l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement,
  • Pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique,
  • À des fins archivistiques dans l’intérêt public,
  • À des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques,
  • Ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les critères pour déterminer les durées de conservation sont les suivants :

  • Les dispositions légales ou règlementaires
  • La doctrine et la jurisprudence des autorités de contrôles
  • Les références sectorielles

Les cookies ont une durée de vie limitée à treize mois après leur premier dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur (faisant suite à l’expression du consentement), comme recommandé par la CNIL. Vous pouvez à tout moment changer vos préférences via le gestionnaire de cookies dont le lien est présent en bas de page de nos sites.

Gestion commerciale : Vos données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et selon les durées de prescription relatives à la conservation ou à la protection des droits du responsable de traitement.

Gestion des opérations comptables et fiscales : Les données comptables et fiscales sont conservées pendant une durée de 10 ans.

Gestion des opérations commerciales : Les données sont conservées jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact. Elles peuvent également être conservées :
– Pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que les personnes auxquelles elles se rapportent ont eu avec notre société ;
– Après l’exécution du contrat, en archivage intermédiaire, pour répondre à des obligations comptables ou fiscale ou pour se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription applicable.

Les données du compte client, créé par ce dernier, ont vocation à être conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Toutefois, le compte pourra être considéré comme inactif à défaut d’utilisation pendant 2 ans et pourra faire l’objet d’une suppression.

Gestion des droits des personnes : Lorsqu’une personne exerce son droit d’opposition à recevoir de la prospection, afin de garantir son effectivité, les informations permettant de prendre en compte ce droit sont conservées au minimum 3 ans à compter de l’exercice du droit.

Gestion des avis : À la demande d’un auteur d’avis, Ultimate Models offre la possibilité de dé-publier un avis, tout en conservant la traçabilité à des fins de vérification ultérieure de l’avis. Ultimate Models pourra supprimer les avis en cas de changement de propriétaire et/ou rénovation complète d’un établissement, ou d’une modification des caractéristiques substantielles d’un produit ou service. Ultimate Models conserve un historique sur les avis supprimés, et toutes pièces rattachées aux avis, au site et la raison de leur suppression pendant un délai maximum d’une année glissante à compter de la date de suppression de l’avis.

Gestion des impayés : Dans les cas d’impayés, les données sont effacées du fichier recensant les personnes en situation d’impayés au plus tard, 48 heures à partir du moment où l’impayé a été effectivement soldé. À titre exceptionnel, et lorsque les circonstances nécessaires et proportionnées le justifient, les données peuvent être conservées afin de prévenir le renouvellement. En cas de non-régularisation, les informations sont susceptibles d’être conservées dans le fichier recensant les personnes dans la limite de 3 ans à compter de la survenance de l’impayé. Elles peuvent ensuite être archivées pour répondre à des obligations comptables et fiscales ou servir de preuve en cas de contentieux dans la limite du délai de prescription applicable.

Enregistrement des appels téléphoniques : Les enregistrements sont conservés pour une durée maximale de 6 mois.

Justificatifs envoyés à la Relation Client : le traitement lié à la demande de justificatifs a pour finalité la lutte contre la fraude et les impayés. Les données sont conservées 30 jours à compter du mois suivant leur réception et 24 mois à compter de la date de transaction en cas de contestation. Les justificatifs contentant des copies de cartes bancaires sont immédiatement supprimés.

Newsletters : Vous pouvez à tout moment vous désabonner des newsletters depuis le lien prévu à cette effet dans l’email, ou bien directement depuis votre Compte Client.

7. Autres accès aux données

Le responsable de traitement ne vend et ne partage pas vos données à des partenaires commerciaux tiers. Certains salariés peuvent avoir accès aux données qui leurs sont nécessaires dans le cadre de leurs fonctions.

Nos différents prestataires peuvent avoir accès aux données pour l’exécution de leur contrat, dans le respect des finalités ci-dessus exposées et de la réglementation.

Les données peuvent être transmises dans le cadre d’opérations d’entreprises (fusion, acquisition, cession, restructuration, etc.).

Les « tiers autorisés » (autorités publiques ou auxiliaires de justice) sont des organismes pouvant accéder à certaines données contenues dans les fichiers publics et privés, sur la base d’un texte les y autorisant.

8. Transfert de données à l'étranger

En ce qui concerne les fonctionnalités liées à l’utilisation des réseaux sociaux, vos publications sont susceptibles d’être accessibles hors de l’Union européenne. Nous vous invitons à consulter la politique de gestion des données des réseaux concernés.

9. Sécurité

Pour les données collectées « en ligne », les communications sur la partie cliente sont chiffrées entre le poste de l’internaute et nos serveurs (zone sécurisée HTTPS). Ultimate Models s’oblige à mettre tous ses efforts en œuvre afin de protéger vos données personnelles. Dans le cadre d’opérations techniques, vos données pourront également être hébergées par nos sous-traitants.

10. Vos droits

Tout individu dispose des droits suivants, et peut les exercer dans les conditions prévues par le RGPD :

  • Droit d’opposition, de retrait à tout moment d’un consentement
  • Droit d’accès et de rectification aux données à caractère personnel
  • Droit d’effacement / à l’oubli sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 17 du RGPD
  • Droit à la limitation de la période de conservation des données
  • Droit à la portabilité des données
  • Droit d’opposition
  • Droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel (conservation, effacement et communication des données) après votre décès.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Ces droits peuvent être exercés directement auprès du responsable de traitement conformément au paragraphe qui suit.

11. Exercer vos droits

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter Ultimate Models par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au siège social, 17 rue Nationale, 59 147 GONDECOURT, France

12. Réclamation

En cas de contestation / réclamation, nous vous invitons à nous contacter afin d’exercer vos droits tels qu’indiqué au paragraphe précédent.
Si malgré cela vous estimiez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

L’autorité de contrôle française est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

13. Mise à jour

La présente Politique de Confidentialité a été mise à jour le 03/06/2021.